一般外貿企業出口的每一批次貨物，尤其是初次收到采購發票的企業，都會逐一發函進行函調，具體做法是：由出口企業申報退稅時，當地主管退稅部門函調（原來都是紙質函調，通過郵寄，現在一般都用電子形式的，分地區要求也不同）到你的供貨方的主管國稅局，通過供貨方國稅局對供貨企業實地調查，查看是不是業務真實，是否如實做了銷售及交稅等，然后再將信息反饋給發函方稅務局，完成此次貨物的函調手續。
01 退稅函調需要什么材料？
采購方（外貿企業）退稅函調需準備的材料包括但不限于以下這些：
箱單；
發票；
報關單；
外銷合同；
提單
場站；
產地證；
保險；
美金入賬水單
貨款支付水單；
增值稅發票；
采購合同；
進倉單
發貨單；
倉庫收貨單；
貨代發票；
支付貨代費水單
供貨方退稅函調需準備的材料包括但不限于以下這些：
企業存根聯發票記賬聯一份
企業購銷合同一份
企業出庫單，送貨單、進倉通知單一份
企業記賬憑證一份
企業收款憑證一份和企業收款原始憑證一份（銀行水單）
運輸發票一份，（如果沒有運費發票，請寫情況說明書）
企業應收賬款一份
企業庫存商品賬一份
企業書面說明生產設備是否自有，廠房是否自有，是否自有生產能力，是否12個月內有稽查補稅行為或處罰行為。
02 做出口退稅函調的注意事項
企業要清楚什么情況下要做出口退稅函調，一般來說，并非所有出口訂單都要做退稅函調，有時候的概率是非常小的，正常情況下，一個企業一年才會被函調一次，但是如果是被稅務局認定為高風險的企業，也會進行多次函調；
一般情況下，第一次申請出口退稅的外貿企業都會收到函調，主要是因為稅務員對該企業的資料存在許多疑點，后期補足信息就可以了；假如出口企業的供應商非常單一，并且連續半年申請退稅金額超過50萬也會收到函調，目的是防止少數人利用外貿出口生意騙取稅款；另外出口企業的商品出口定價也要維持在合適的價格，進價、單價和出口數量變化不能太大，不然就會導致收匯業務異常，要進行退稅函調。
出口退稅函調是出口交易的正常現象，只要出口企業的外貿交易正常合法并且資料齊全的，就可以不用太擔心函調的問題，稅務機關會專門到出口企業的供應商那里上門查看，出口企業只需要讓供應商準備好材料就行了，只要供應商生產能力過關，且出口企業和供應商之間是真實交易就可以了，就是退稅時等的時間要長一點而已。
出口企業可以聘請專業的財務工作人員來做好出口單證和申請退稅的活兒，能夠盡可能地減少函調并且早日實現資金回籠。
來源：跨境易稅通

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